Успешность командировки и эффективность работы сотрудника при работе на новом месте во многом зависит от того, насколько хорошо была спланирована его поездка. Сегодня мы поговорим о важных вещах, на которые нужно обращать внимание при подготовке командировки.

Самое главное – расставить приоритеты

При подготовке поездки важно опираться на ее главные цели. Обычно их немного, важно выполнить вполне определенный круг задач. От этих самых важных вещей и нужно отталкиваться – если важно посетить какую-то конференцию или встречу в офисе заказчика, то стоит рассмотреть жилье неподалеку. Если же нужно решить важную рабочую задачу, которая требует изучения обстановки на месте, то это стоит учесть при бронировании билетов.

Важно учесть и уникальные параметры поездки

Если сотрудник договорился с руководителем о том, что поездка будет в формате bleisure – то есть после выполнения рабочих задач, ему можно будет остаться в городе на пару дней, то такие уникальные моменты тоже нужно учитывать. Сотрудники, планирующие поездку, должны о них знать, чтобы корректно купить билеты, проанализировать желаемую стоимость проживания и локацию отеля.

При самостоятельном бронировании лучше пользоваться специализированными инструментами

Бизнес-путешественники предпочитают самостоятельно бронировать свои поездки в рамках заданного бюджета. Однако делать это можно как с помощью инструментов для планирования обычных путешествий, так и с помощью профессиональных систем бронирования, вроде OneTwoTrip for Business. 

Последний вариант гораздо эффективнее как для работника, так и для компании, поскольку позволяет не только получить доступ к лучшим вариантам билетов и проживания, но выгрузить нужные закрывающие документы и оплатить удобными для юрлиц способами.

План поездки позволит избежать проблем

После того, как определены главные цели и уникальные параметры поездки, оплачены билеты и проживание, стоит составить план командировки. Это документ, который поможет путешественнику понять, когда у него рейс на самолет/билет на поезд, где располагается гостиница, как до нее добраться, какие задачи нужно решить в первый день поездки. Наличие физической бумаги с таким планом поможет избежать неудобных ситуаций, которые могут возникать из-за «севшего» телефона или пропавшего интернета.

Последний штрих: подготовить чек-лист для путешествия

Хорошей практикой в компании будет создание чек-листа для отправляющихся в командировку сотрудников. В нем можно перечислить все важные дела, которые нужно сделать до старта поездки, в ее ходе и после возвращения. Это поможет работникам лучше подготовиться, грамотно собирать документы о расходах, а затем не затягивать подготовку отчетов для закрытия командировки.