Командировка — ответственное мероприятие, к которому важно подготовиться. Это поможет избежать различных неприятных ситуаций и более эффективно выполнить рабочее задание. В нашей новой статье — руководство по подготовке к командировке с удобным чек-листом, который поможет сотрудникам не упустить ключевые моменты.

Шаг #1: выяснить, кто отвечает за организацию командировки

В некоторых компаниях планирование собственной поездки полностью или частично могут поручить сотруднику. Нужно узнать, что именно можно сделать самостоятельно, при наличии, ознакомиться с тревел-политикой или другим документом с прописанными правилами оформления бронирований и т.п.

Шаг #2: забронировать жилье и билеты

Часто авиа или ж/д-билеты, купленные заранее, оказываются существенно дешевле, чем если бронировать незадолго до поездки. Поэтому стоит как можно раньше решить этот вопрос — это не только позволит сэкономить, но и избежать возможных проблем с недостатком рейсов незадолго до командировки.

Шаг #3: предупредить коллег в офисе о поездке и постараться завершить максимум дел

Чтобы командировка не принесла проблем, которые остаются в офисе, и чьи задачи зависят в том числе от уезжающего сотрудника, ему следует во-первых всех предупредить о поездке, а во-вторых, закрыть как можно больше рабочих задач. Это не только облегчит жизнь коллегам, которые остаются в офисе, но и поможет самому командированному по возвращении в офис не оказаться под валом накопившихся задач.

Шаг #4: уточнить список документов для отчетности

Перед стартом поездки также следует отдельно уточнить список документов, которые нужно будет привезти из поездки для отчета. Это поможет сотрудникам бухгалтерии или отдела кадров правильно «закрыть» поездку и отчитаться по ней.

Шаг #5: собрать все необходимое в дорогу

На этом шаге может понадобиться отдельный чек-лист по тому, что нужно не забыть взять с собой в поездку. В нем нужно отметить одежду, включая нижнее белье, гигиенические принадлежности, рабочие инструменты — ноутбук, смартфон, зарядные устройства. Также обязательно нужно не забыть про документы. В идеале всё должно помещаться в сумку, которую можно перевозить как ручную кладь — это избавит от ожидания багажа в аэропорту и облегчит передвижение по городу до заселения в отель.

Шаг #6: заранее изучить параметры поездки

Во избежание различных неприятных моментов или дополнительных сборов, важно знать разрешенный вес багажа, точное время заселение в гостиницу, после пропуска которого бронь «сгорает». 

Шаг 7: понять, к кому обращаться в случае проблем

В командировке могут возникнуть различные сложности — опоздания на рейс, задержки отправления, отказы в заселении или предоставление жилья не той категории и т.п. Важно знать, с кем связываться в подобных ситуациях — это может быть сотрудник компании или служба поддержки сервиса бронирования. Поддержка OneTwoTrip for Business работает 24 часа и 7 дней в неделю — сотрудникам в командировке остается лишь позвонить по номеру +7 (495) 374-91-76 и решить любой свой вопрос с помощью оператора.